Chia sẻ Kinh nghiệm Tổ chức Year End Party

Các Bạn thân mến!

Sắp cuối năm rồi, hôm nay Cô gái Vàng trong làng Gắn Kết chia sẻ tới các Bạn một vài kinh nghiệm nho nhỏ của Giang liên quan tới việc tổ chức sự kiện YEP dưới đây nha.

Đầu tiên, chúng mình cần nắm được: Sự kiện YEP cũng giống như tất cả các sự kiện lớn nhỏ khác mà chúng ta đã tham dự/quan sát được hàng ngày. Và muốn tổ chức bất kỳ một sự kiện nào, chúng ta cần xác định rõ 5 đầu mục cơ bản sau:

Mục đích, ý nghĩa của sự kiện:

• Với YEP, mục đích, ý nghĩa của sự kiện thường là: Tổng kết lại hoạt động Kinh doanh của 1 năm, ghi nhận, tôn vinh các gương mặt điển hình, giao lưu văn hoá – văn nghệ, tiệc liên hoan, tặng quà tổng kết…

Số lượng và thành phần tham dự:

• Đây chỉnh là một trong những yếu tố rất quan trọng để chúng ta xác định quy mô sự kiện mà chúng ta dự kiến tổ chức.
• Dù quy mô công ty Bạn lớn tới hàng nghìn nhân sự, hay đang trong phạm vi khoảng 10 -20 nhân sự thì sự kiện tổng kết cuối năm cũng là một cơ hội rất đặc biệt để chúng ta có thể “vai kề vai” bên nhau mà tâm sự, sẻ chia những điều muốn nói, muốn bày tỏ; qua đó, thể hiện sự gắn kết và quyết tâm cho một năm mới đầy cơ hội và cũng nhiều thách thức nè.

Thời gian, thời lượng, không gian và địa điểm tổ chức sự kiện:

• Phần này thì dễ rồi phải không ạ? Chúng ta dự kiện tổ chức tiệc vào cuối năm dương lịch hay vào dịp gần Tết Nguyên đán?
• Sự kiện sẽ diễn ra trong nhà hay ngoài trời?
• Chúng ta muốn tổ chức ở địa điểm gần với văn phòng công ty hay muốn đi xa xa một chút, đưa CBNV của mình thoát ra khỏi không gian ồn ào, khói bụi và áp lực công việc hẳn 1 đôi ngày?

Các hoạt động diễn ra trong chương trình:

• Dựa trên các nội dung đã xác định được ở mục 1,2,3; các bạn sẽ tìm được những hoạt động phù hợp.
• Với 1 chương trình YEP thông thường, có thời gian tổ chức khoảng 3h – 4h, không gian trong nhà, khung chương trình dự kiến sẽ như :heart: ẢNH dưới cmt BÀI VIẾT NÀY :heart:. Các Bạn tham khảo các nội dung, còn thời lượng cho mỗi phần và hướng triển khai cụ thể thì căn cứ vào mục đích, ý nghĩa và số lượng CBNV để xây dựng nha) 🥰

Dự trù chi phí tổ chức sự kiện:

• Với mỗi sự kiện, chúng ta cần xác định rõ nguồn lực tài chính/ngân sách cho sự kiện. Từ đó, chúng ta sẽ chọn được hình thức/ quy mô tổ chức phù hợp.
• Việc xác định ngân sách này cần được hoạch định/dự trù sẵn trong đầu trước khi Bạn trao đổi với Sếp để xin chủ trương để bắt tay vào triển khai kế hoạch chi tiết.

G điểm danh một số các chi phí cơ bản để các bạn tham khảo: Chi phí tiệc liên hoan/chi phí thuê địa điểm tổ chức – nếu là tổ chức bên ngoài công ty (gọi là tiệc nên chi phí này sẽ đưa lên hàng đầu, bạn có thể tổ chức tiệc mặn hay tiệc ngọt đều được, miễn sao tất cả đều vui vẻ, ấm áp và cởi mở, thân tình,…); chi phí quà tặng, chi phí các giải thưởng vinh danh/thi văn nghệ; chi phí tổ chức games; chi phí cho phần Bốc thăm trúng thưởng; chi phí quà cho toàn CBNV nhân dịp tổng kết năm, chi phí thuê MC, thuê ca sỹ, nghệ sỹ tham gia biểu diễn trong chương trình,…

Lưu ý về phần chi phí:

Nếu công ty Bạn tự tổ chức, Bạn chỉ cần khảo sát tất cả các hạng mục chi phí, thống kê đầy đủ vào bảng dự trù, cộng thêm khoảng 5%-10% chi phí phát sinh rồi trình xin Sếp phê duyệt ngân sách.

Nếu công ty Bạn sẽ sử dụng dịch vụ thuê ngoài, Bạn có thể vẫn cần tự khảo sát chi phí như mục a, nhận báo giá từ 1 vài đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để so sánh và lựa chọn phương án tổ và cách thức chức phù hợp.

Lưu ý về các phương án tổ chức sự kiện:
Bạn có thể chọn 1 trong 3 phương án dưới đây để có 1 sự kiện như ý:

• Phòng/Ban nội bộ tự tổ chức;
• Thuê đơn vị ngoài tổ chức;
• Kết hợp giữa tự tổ chức và thuê ngoài;

Mỗi phương án Bạn chọn đều có những giá trị và ý nghĩa riêng.
Ví dụ:
Nếu Bạn lựa chọn việc các phòng/ban/cá nhân trong nội bộ tự đứng ra tổ chức: CBNV có cơ hội rèn luyện và trải nghiệm công việc của một nhà tổ chức sự kiện, chỉ có điều sẽ hơi mất thời gian. Và các thành viên trong Ban tổ chức/hậu cần sẽ không có cơ hội trải nghiệm trọn vẹn cảm xúc của một CBNV dự tiệc;

Nếu Bạn chọn thuê đơn vị tổ chức sự kiện bên ngoài đảm nhiệm từ A-Z mọi khâu, từ chuẩn bị cho tới khi tổng kết. Lúc này, chi phí có thể sẽ cao hơn một chút và cũng cần sự kết hợp rất chặt chẽ trong cung cấp, trao đổi thông tin để đơn vị tổ chức có thể lên được một chương trình phù hợp và hiệu quả cho công ty của Bạn. Khi đó, công ty Bạn sẽ có cơ hội trải nghiệm những dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, CBNV của công ty sẽ có cơ hội được tận hưởng và trải nghiệm tất cả không khí của buổi tiệc một cách trọn vẹn.
Cách thứ 3 là kết hợp giữa tự lực và thuê ngoài: Cá nhân Giang thấy đây là cách làm hiệu quả vì nó phát huy được hết các ưu điểm của 2 phương án Giang đã nêu trên.

Một số chia sẻ trong phạm vi hiểu biết của Giang, hy vọng sẽ giúp ích được cho các Bạn.

Trong trường hợp các Bạn cần sự hỗ trợ, tư vấn, cung cấp các dịch vụ về tổ chức sự kiện; hãy nhớ là có Giang luôn sẵn sàng đồng hành cùng các Bạn nha!

Chúc các Bạn hoàn thành xuất sắc công việc của mình và có 1 YEP thật ấn tượng